Wat als je jouw aantekeningen door de medewerker laat uitwerken?

door | jan 23, 2024 | Blog | 0 Reacties

Op dit moment doen we bij Drives@School onder de lezers van ons e-zine een onderzoek naar de praktijk van Waarderende Functioneringsgesprekken. We vragen daarin onder andere naar de keuze die gemaakt wordt wat betreft de verslaglegging. Daarin valt nu al op dat de optie die onzes inziens het meest interessant is, in de praktijk nog niet vaak wordt toegepast. Daarom brengen we dat graag onder de aandacht: wat als je jouw aantekeningen door de medewerker laat uitwerken?

Het is logisch dat jij de aantekeningen maakt
Als je met een medewerker een gesprek voert over diens functioneren en ontwikkeling, dan wil je vooral dat diegene aan het woord is. Het is heel lastig om te praten en tegelijkertijd aantekeningen te maken. Dat is veel makkelijker voor de leider die luistert. Daarnaast helpt het om je aandacht bij het verhaal te houden, de informatie te ordenen en dat te benutten voor het gesprek. Zo kun je makkelijker samenvatten en doorvragen. Als je aantekeningen maakt, haal je meer waarde uit het verhaal van de ander.

Omdat het ook sturend is
Je kunt niet alles opschrijven dat gezegd wordt, dus je bent selectief. De keuzes die je daarin maakt zijn sturend. Waarderende Leiders benutten die kracht door de zinnen en woorden te kiezen, waarvan zij het belangrijk vinden dat de ander die terugleest. Vooral als het gaat om het beschrijven van energiegevers, kwaliteiten, inzichten en ontwikkelwensen, is de formulering essentieel. Dan wil je kritisch zijn op de wel-taal. Daarnaast is het zowel sterk om de woorden van de medewerker te gebruiken, zodat die het herkent, als de woorden die jij gebruikt hebt in de conclusies die je trok en die de ander volmondig heeft beaamd. Op die manier wordt het beeld van het potentieel van de medewerker compleet.

schoolleider die de aantekeningen overhandigt

Het is logisch dat de medewerker die uitwerkt
Het uitwerken van alle verslagen is een enorme klus en verveelvoudigt de hoeveelheid tijd die je kwijt bent voor alle gesprekken met je medewerkers. Ook als je het wilt benutten voor je eigen sturing, is dat onnodig, omdat je de aantekeningen reeds gemaakt hebt. Het is logischer dat je een kopie maakt voor eigen gebruik, en de medewerker ze laat uitwerken. Die is namelijk eigenaar van diens eigen ontwikkeling en dat is natuurlijk een enorme open deur.

Zodat die het zich eigen maakt
Daarom is het belangrijk dat het verslag door de medewerker zelf wordt gemaakt. Er is dan een tweede moment waarop deze stilstaat bij diens potentieel (of misschien zelfs een derde als je de voorbereiding meerekent), waardoor er een extra verwerkingsslag overheen gaat. De taal die jij hebt opgeschreven, wordt nu helemaal eigen voor de medewerker. Daarbij kan die er ook andere woorden voor gebruiken of nieuwe toevoegen, als dat meer passend wordt gevonden. Ook kunnen er nieuwe inzichten aan toegevoegd worden.

In een open en sturend format
Natuurlijk wil je wel dat bepaalde zaken sowieso in het verslag staan. Je kunt dat sturen door een aantal vragen mee te geven in een format. Bijvoorbeeld vragen over wat de medewerker drijft, wat diens kwaliteiten zijn, waar deze mogelijkheden ziet om te groeien en op welke manier die dat gaat aanpakken. Zo zorg je ervoor dat het verslag altijd de lading dekt. Daarnaast kan men er het volgend jaar op voortborduren door er nieuwe inzichten en ontwikkelingen aan toe te voegen, zodat het ook voor de medewerker een effectieve tijdsbesteding blijft.

Waardoor er ruimte is voor jouw kritische feedback
Vanzelfsprekend is het de bedoeling dat je het verslag leest. Daarbij heb je door de sturing vooraf alle legitimiteit gecreëerd voor jouw feedback. Het is vooral waardevol om kritisch te zijn over de kwaliteiten en de taal waarin de ontwikkelwensen geschreven zijn. Zo hebben mensen vaak de neiging om nog veel te bescheiden te zijn. Hoe gaaf is het als jij ze nog op kwaliteiten kan wijzen die ze vergeten zijn? Ook hebben mensen de neiging om ontwikkelwensen te formuleren in een taal die hen niet direct motiveert, bijvoorbeeld met gebruik van het woord ‘moeten’. Je kunt dan formulering aandragen die veel meer aansluiten bij hetgeen hen energie geeft. Daarmee kan deze feedbackronde in de verwerking nog eens extra impact hebben.

Daarom hou je ook een eigen kopie
Dus natuurlijk houd je een exemplaar van je aantekeningen. En daarbij kun je ook zeker zelf het een en ander uitwerken voor eigen gebruik. Het kan zomaar zijn dat er zaken ter sprake zijn gekomen, waarvan je denkt: daar wil ik later even op terugkomen. Bijvoorbeeld om te vragen hoe het volgende gesprek met die ouders is geweest. Of hoe het is gegaan met de operatie van de moeder van de medewerker. Van die zaken die, soms terloops, ter sprake kunnen komen in een gesprek en die een andere vorm van aandacht verdienen. Dan toon je je nogmaals een attente luisteraar.

Bestel hier direct het nieuwste magazine ‘Schrift voor Schitterende Scholen’

Gratis E-book “Minder hard werken, meer resultaat”:

Vul hieronder je gegevens in en je ontvangt per omgaande het e-book "Minder hard werken, meer resultaat. Het effect van waarderende functioneringsgesprekken in het onderwijs". Tevens ontvang je nadat je het complete waardevolle e-book hebt ontvangen gratis tips via het e-zine "Schrift voor schitterende scholen".

Ja! Ik wil graag Waarderende functioneringsgesprekken met leerkrachten in mijn school. En ontvang graag mijn exemplaar
van het e-book.
dit veld niet invullen s.v.p.

Agenda

START DATAProgramma Waarderend Leiderschap in het Onderwijs

* Vrijdag 13 september 2024
Locatie: omgeving Eindhoven

* Donderdag 19 september 2024
Locatie: Nieuw-Westert in Egmond-Binnen

* Vrijdag 20 september 2024
Locatie: StayOkay in Dordrecht

* Donderdag 26 september 2024
Locatie: omgeving Zwolle