Thuiswerken, virtuele teamvergaderingen, onderwijs op afstand… het wordt allemaal als meer vermoeiend ervaren. “We missen het contact en de ontmoeting” wordt vaak gezegd, “en achter een beeldscherm zie je minder aan elkaar”. Er is evenwel meer aan de hand dan dat, merk ik aan de coachingsgesprekken die ik de laatste tijd voer. Leiders missen niet alleen interactie, het ontbreekt online sowieso vaak aan reacties, zowel als het gaat om kritiek als waardering. Dat maakt dat je in het duister gaat tasten, voeling mist en onzeker kan worden. Hoe staan mensen erin? Doe ik het nog wel goed? Het is dan fijn om te weten dat je meer kan doen om reacties en waardering te ontlokken.

Energie die normaal stroomt, lekt weg
Vandaag sprak ik een schoolleider die voor de lockdown een hele leuke sessie met het team had gehad, waarin men elkaar interviewde over de ideale toekomst alsof die al gerealiseerd was. Het bruiste op dat moment. Iedereen was enthousiast in gesprek in de onderzoekende rol van journalist of in de vertellende rol van leerkracht, ouder of schoolleider. Er werden prachtige verhalen en beelden verzameld die deze schoolleider in de kerstvakantie had verwerkt tot een sprankelend krantenartikel, zoals die over een paar jaar in de krant zou kunnen staan. Enthousiast mailt zij het resultaat naar iedereen, maar krijgt van de leerkrachten geen reactie. In de teamvergadering via Zoom, vraagt zij of mensen het gelezen hebben. Iedereen knikt. Als ze vraagt wat men ervan vindt, komt er geen reactie. Dat is killing voor de energie en het enthousiasme, niet alleen voor de schoolleider, ook voor het team. Het stopt met stromen onderling. De energie lekt weg.

Toch is dat niet nieuw
Het gebeurde hiervoor natuurlijk ook regelmatig dat we op mails of in bijeenkomsten reacties van teamleden wilden en dat er niets kwam. Dat alles nu via het kleinere beeldscherm verloopt, vergroot het juist uit. Zo vertelde een andere schoolleider dat het team aan het begin van het schooljaar graag had aangegeven dat ze niet wilden wachten tot de Cito’s in januari om de progressie van de kinderen te evalueren, maar dat zij dat halverwege graag wilden. Ondanks dat het verlangen uit het team zelf kwam, reageerde er niemand op de gemailde reminders voor deze evaluatie. En voor de Coronaperiode hoorde ik ook al regelmatig dat de reacties nogal lauw en beperkt zijn bij het bespreken van uitgewerkte voorstellen en beleidsstukken in een teamvergadering. Wat is er dan aan de hand?

Hoe groter de groep, hoe minder reactie
Dit is een hele normale wetmatigheid waarmee we te maken hebben. Dat merken wij ook als ervaren begeleiders van groepssessies. Hoe groter de groep, hoe langer het duurt voor er een reactie komt, voordat mensen zich opwerpen als vrijwilliger. Dat heeft te maken met een psychologisch verschijnsel dat “diffusion of responsibility” wordt genoemd. Als er een beroep op een groep wordt gedaan, dan wordt de verantwoordelijkheid over zoveel schouders verdeeld dat iedereen die slechts voor een klein gedeelte voelt. Twintig mensen voelen gemiddeld genomen slechts 5% van de verantwoordelijkheid. Als we live bij elkaar zijn, kijken we elkaar net zo lang aan tot er iemand opstaat of reageert. Omdat online in grote groepen het de norm is om je microfoon uit te zetten, is niet reageren zo normaal en de stilte zo ongemakkelijk dat niemand het geduld heeft om op een reactie te wachten. Hetzelfde effect wordt uitvergroot. Deze wetmatigheid speelt ook bij een mail die overduidelijk aan iedereen gestuurd wordt. “Anderen zullen wel reageren” denken we dan al snel als excuus om onze aandacht aan iets anders te besteden.

Dus stel vragen aan een kleiner groep
Dat is een van de belangrijkste manieren waarop wij als begeleiders van groepssessies ervoor zorgen dat er een vorm van interactie ontstaat waarin iedereen zich betrokken weet. We delen de grote groep op in kleinere groepen van tussen de 2 tot 6 mensen, afhankelijk van de werkvorm die je kiest. In een kleinere groep wordt de verantwoordelijkheid meer als iets gezamenlijks ervaren en nemen mensen makkelijker initiatief. Online is het in een kleine groep ook normaler om je microfoon open te houden en hebben we iedereen veel meer in één beeld. Technisch zijn er uiteenlopende mogelijkheden om het bespreken in kleine groepen te organiseren.

Spreek mensen rechtstreeks aan
Een manier om reacties te ontlokken, is natuurlijk mensen rechtstreeks aan te spreken. In een grote groep is dat vaak spannend en ongemakkelijk als mensen onvoorbereid zijn. Daarom werkt dat zo mooi in de combinatie met het werken in kleine groepen. In live groepen werkt het al prima om mensen een paar minuten in tweetallen over een onderwerp te laten praten voor je mensen persoonlijk vraagt om een reactie. Online is het nog belangrijker om mensen hele duidelijke en concrete vragen, werkvormen en opdrachten mee te geven, waardoor duidelijk is wat er plenair gedeeld gaat worden en dat ook afgesproken wordt wie dat gaat doen. Dan kan je in de grote groep ook directe de woordvoerder van de groep vragen om reacties te geven. Met mail werkt het net zo. Als je van een grote groep reacties wil, mail iedereen individueel en doe een persoonlijk beroep op de ander. Het is iets meer werk, je kan de inhoud grotendeels kopiëren, maar het loont de moeite als je reacties wilt.

Maak het makkelijker om te reageren
Als je mensen een persoonlijke mail stuurt, zet er bovendien een duidelijke ‘call to action’ in. De verwachting wat je graag van de ander zou willen en waarom dat belangrijk voor je is, wordt vaak in het midden gelaten. Je kan de denkcapaciteiten veel makkelijker benutten als je duidelijk bent in wat je van anderen vraagt. Online kan je het ook makkelijker maken door gebruik te maken van reactieknoppen. Persoonlijk vind ik dat eenvoudiger in Zoom dan in Teams. Ik zeg dan bijvoorbeeld: “Als we door kunnen naar het volgende punt, dan klik je op ‘yes’ en als je nog een vraag hebt klik je op ‘no’.” Zo kan je snel voorstellen inventariseren. Je kan het ook met gekleurde papiertjes, doen, zoals de presentatoren van “Even tot hier” doen met hun Zoom-publiek. Dan houden mensen dat voor hun beeld.

Stel sturende vragen
Sturende vragen maken het voor mensen zowel makkelijker als veiliger om te reageren. Als je aan de groep algemeen vraagt “Wat vinden jullie ervan?” dan gaan er in mensen hun hoofd verstorende denkprocessen spelen. Bijvoorbeeld: Wat is de bedoeling van de vraag? Of: Ik heb er nog helemaal niet bij stil gestaan, waar begin ik? Je kan ook eerst vragen: “Wat waarderen jullie aan het voorstel?” En: “Als je het voorstel nog beter zou willen maken, wat zou je er dan aan willen veranderen?” Omdat de bedoeling gelijk duidelijk is en het denken richting wordt gegeven, is het voor mensen veel fijner om te reageren. Dit zijn vragen die ook mooi richting kunnen geven aan het gesprek in subgroepen. Hoe meer je stuurt op de vorm, hoe meer je kan vertrouwen op waardevolle inhoudelijke inbreng.

En vraag om waardering
Waardering is voor iedereen belangrijk. En in het dagelijks contact kunnen we ons ook veel makkelijker laven aan kleine blijken van waardering, zoals die knipoog en die blik van verstandhouding. Nu we allemaal zoveel mogelijk thuis werken, missen we die energiegever en wordt veel meer uitvergroot hoe belangrijk het is om dat niet aan het toeval over te laten. Vragen om waardering is daarbij wat anders dan vissen naar complimentjes. Het gaat er namelijk om dat je de ander in de gelegenheid stelt om aan te geven op welke manier het resultaat van jouw werk voor die ander van waarde is geweest. Dat is ook superbelangrijk voor de ander. Dus wat je altijd kan doen, is na ieder gesprek vragen: “Wat heb je gewaardeerd aan dit gesprek?” Of na ieder overleg: “Op welke manier is deze bijeenkomst voor jou van waarde geweest?” Of “Wat vond je het meest waardevol aan deze sessie?” Mensen willen je dat graag vertellen. Zo ontlok je niet alleen reacties en waardering. Je zorgt dat de energie voelbaar gaat stromen. Die energie die iedereen broodnodig heeft.

Deel deze pagina met je netwerk: