Waarderend Delegeren

Dit jaar hebben wij voor het eerst het programma Waarderend Leiderschap verzorgt voor een groep leidinggevenden van onderwijsondersteunend personeel in het VO. Afgelopen vrijdag hadden we de afrondende terugkomdag. De opleiding hebben zij als zeer nuttig en waardevol ervaren. Wel werd er tussen neus en lippen gesteld dat je bij taakgerichte bespreking van opdrachten de waarderende aanpak niet echt kon toepassen. Natuurlijk ging ik gelijk de uitdaging aan om te laten zien hoe je dat wel kan doen. En dan blijkt het heel nuttig te zijn.

Op zich is het niet nodig
Natuurlijk is het heel begrijpelijk om aan te nemen dat voor veel uitvoerend werk geldt: dat is gewoon een opdracht die je moet uitvoeren. Het wordt ook doorgaans gedaan door mensen die er nuchter in staan en houden van duidelijke structuren en terugkerende routinematige werkzaamheden. Die mensen zijn goud waard voor organisaties, want zij zorgen voor stabiliteit. Daar hoeven zij geen hoogdravende complimenten voor, want je werk goed doen is normaal. Als hun inzet gezien en gewaardeerd wordt, ervaren zij reeds in belangrijke mate voldoening. Dus nuchter bekeken hoeft de waarderende aanpak niet per se tot op dit niveau doorgevoerd te worden.

Waarom is de taak belangrijk?
Toch ben ik de uitdaging aangegaan, want het is mijn ervaring dat leidinggevenden bij het delegeren van taken soms te weinig de tijd nemen om het door te spreken. In de training kwam men met het volgende recente voorbeeld. Door Covid waren veel extra activiteiten op school niet doorgegaan. Daarom was afgesproken dat een deel van de vrijwillige ouderbijdrage teruggestort zou worden. Als je een dergelijke taak gaat delegeren, dan is de eerste vraag volgens de Waarderende Cyclus: waarom is deze taak belangrijk? Het terugbetalen is dan bijvoorbeeld belangrijk voor het onderhouden van goede relaties met de ouders, waarbij transparantie en rechtvaardigheid zeer worden gewaardeerd. Het mooie van de vraag, is dat daarmee een taak meer betekenis krijgt dan slechts een administratieve handeling. Betekenis, relatie en betrokkenheid zijn belangrijke motivatoren voor mensen in hun werk.

Wat is er in de taak belangrijk?
Vervolgens wordt volgens de Waarderend Cyclus stilgestaan bij de beste ervaringen uit het verleden. Wat weten we uit die ervaringen dat er belangrijk is in de uitvoering van de taak? Wat heeft er eerder gewerkt? Dan komt bijvoorbeeld naar voren dat het belangrijk is om de gegevens zorgvuldig te verzamelen en eerst te checken voor daadwerkelijke tot uitbetaling wordt overgegaan. Het kan ook zijn dat uit eerdere ervaringen is gebleken wat belangrijk is voor de communicatie met de ouders. De hele verzameling van eerdere successen, maakt dat mensen zich competent gaan voelen om de opdracht uit te voeren, een tweede belangrijke motivator voor mensen in hun werk.

Waaraan gaan we zien dat het geweldig is uitgevoerd?
De volgende stap is het verbeelden van de ideale situatie. Een mooie vraag zou dan kunnen zijn: “Stel dat het ons gaat lukken, waaraan gaan wij dan merken dat het geweldig gedaan is?” Het eenvoudige antwoord is dan natuurlijk: dat er geen fouten zijn gemaakt. Alleen is dat een ‘niet-antwoord’ en daar nemen wij geen genoegen mee. Wat is er dan wel gebeurd? Dan is bijvoorbeeld alles in één keer verwerkt bij een opdracht aan de bank. Daarnaast kunnen er reacties van ouders komen op de communicatie. Als je dat soort uitkomsten wilt, dan vraagt dat iets van de uitvoering van de opdracht. Het mooie van de vraag over de ideale situatie, is dat de opdracht van de andere kant wordt bekeken, waardoor nieuwe perspectieven toegevoegd worden.

Hoe gaan we het uitvoeren?
Dan komen we bij de stap waar men doorgaans al begint: hoe gaan we het doen? Het is belangrijk om hier tijd aan te besteden ook al lijkt het een inkoppetje omdat in eerste instantie alle normale routinematige werkwijzen aanbod komen. Aan jou als leider de taak om dan door te vragen. Wat zouden we nog meer kunnen doen? Wat zouden we kunnen doen om het in 1x te laten lukken? Wat zouden we kunnen doen om het zorgvuldig en efficiënt te controleren of het werkt? Op welke manier gaan we in de communicatie reacties ontlokken? Als je langer bij deze stap stil staat, gaan medewerkers meer mogelijkheden zien waar ze uit kunnen kiezen. Daarnaast krijg jij vertrouwen in de uitvoering van de taak, waardoor je de verantwoordelijkheid volledig in hun handen kan leggen. Dat versterkt hun gevoel van autonomie, wat de derde belangrijke motivationele factor is voor mensen in hun werk.

Wat nemen we hieruit mee?
Als de taak uiteindelijk is uitgevoerd, is de laatste stap om de uitvoering te evalueren. Dit is het moment om zelfwaardering te ontlokken bij de medewerker door vragen te stellen. In hoeverre is bereikt wat we voor ogen hadden? Hoe is dat gelukt? Waar ben je al met al tevreden over? En waarover nog meer? Daarnaast kan ervan geleerd worden. Wat kunnen we hiervan vastleggen en bewaren voor toekomstige taken? Het kan bijvoorbeeld zijn dat er een manier van controleren is ontdekt die ook in andere situaties handig kan zijn. Of dat de manier waarop in de communicatie om reacties is gevraagd zo heeft gewerkt, dat het vaker toegepast kan worden. Als je waarde kan halen uit de uitvoering van een taak, dan komen betekenis, competentie en autonomie bij elkaar en geeft dat nog eens extra voldoening.

Jij kiest hoever je het doorvoert
Natuurlijk hoeft dit niet met iedere taak, doch voor nieuwe taken waarbij we minder op routine kunnen terugvallen, is de waarderende fasering zeker interessant. Daarbij kies jij als leider hoe ver je daarin gaat. In dit voorbeeld hebben we het nog eenvoudig gehouden, doch we kunnen diepgaander onderzoeken als we ook stil staan bij de bedoeling van de ouderbijdrage en de visie van de school daarop. Misschien kan het dan zijn dat je ouders de keus wilt geven om het teruggestort te krijgen, of om het te investeren in iets dat past bij de bedoeling. Dat vraagt weer een hele andere uitvoering van de taak en dat kan best wel eens nieuwe kansen bieden. Kortom: je hoeft niet altijd de waarderende aanpak toe te passen, maar het kan vaker dan je denkt en wellicht biedt het dan nieuwe mogelijkheden waar je anders niet bij stil had gestaan.

Wat kost het aan tijd
Wellicht denk je: “Leuk Aart, maar zoveel tijd hebben we niet om bij dit soort taken stil te staan.” Dat is aan de ene kant een logische gedachte. Aan de andere kant is het mijn ervaring, dat er heel veel tijd verloren gaat aan het herstellen van zaken die mis zijn gelopen, door onvolledig overgedragen taken. Delegeren is een kunst en de waarderende aanpak biedt een manier waarop je medewerkers ook nog eens volledig ‘aan’ zet. Ik durf te wedden dat een manier van kijken en denken op gang wordt gezet, waardoor zij nog meer van betekenis kunnen zijn. Dus de vraag die vooral interessant is, is: “Stel dat je het zo vaker zou doen, wat zou het je kunnen opleveren?”

Deel deze pagina met je netwerk: