Waarom je beter feedback ontvangen kunt oefenen

Het is een vaak gehoorde kreet in onderwijs teams: “We moeten elkaar meer aanspreken!” Alleen is dat helemaal niet aansprekend. Als we dat fijn vonden, zouden we het vaker doen. Daarbij, het woord ‘feedback’ leidt bij de nodige mensen alleen al tot mentale kortsluiting door eerdere bijna traumatische ervaringen uit het verleden. Op LinkedIn zijn er dan ook een aantal posts langsgekomen waarin afgeraden wordt om in teams aan de slag te gaan met feedbacktrainingen. Dat zou niet werken. Toch is het in een professionele cultuur belangrijk dat we elkaar sterker kunnen maken. Hoe kun je feedback dan wel laten werken?

Wees aanspreekbaar
Een paar weken geleden scheef ik de blog “Geef wat jij wilt krijgen”. Zo zit dat ook met feedback. Als je graag wilt dat anderen aanspreekbaar zijn, wees dan zelf aanspreekbaar. Dat kan door in gesprekken en bij bijeenkomsten duidelijk te maken dat alles er mag zijn en dat je liever hebt dat mensen het zeggen als iets voor hen belangrijk is, omdat er anders kansen gemist worden. Je weet namelijk niet wat je niet weet, dus informatie van anderen kan inzicht geven in andere mogelijkheden en keuzes. Met zo’n duidelijk uitgesproken intentie vergroot je de kans dat mensen op de uitnodiging ingaan.

Want het is zinloos als het niet ontvangen wordt
Om feedback in een professionele cultuur te laten werken, is het essentieel dat het ontvangen wordt. Er zijn diverse modellen en technieken om feedback passend en stapsgewijs onder woorden te brengen. Dat kun je trainen en oefenen. En toch gaat niemand het in praktijk brengen wanneer anderen defensief of afwijzend reageren. Die neiging hebben mensen nu eenmaal. Daarbij maakt het niet uit of het om positieve of negatieve feedback gaat: mensen hebben de neiging om het met “ja, maar…” te relativeren. Het geven van feedback wordt dan niet beloond en mensen zijn dan minder geneigd om het vaker te doen.

Je kunt voorbeeldig zijn in ontvangen
Die defensieve reactie op feedback, kan nog wel eens feedback zijn die retour komt. Dat is best logisch, want vaak gaat het over iets dat tussen mensen speelt. Dus als jij iets aangeeft bij een ander, dan kan de “ja, maar…” over jou gaan. Als dat gebeurt is dat een mooie kans om voorbeeldig te zijn in ontvangen. Dat past ook bij ‘geef wat je wilt krijgen’. Geef feedback met de intentie om het ook te ontvangen, want dan sta je er lerend in en zal de ander dat ook eerder spiegelen.

Feedback zegt in de eerste plaats iets over de gever
We neigen defensief te reageren op feedback, omdat we het ons aantrekken. Dat is aan de ene kant logisch en goed nieuws, want blijkbaar is de ander voor ons belangrijk en doet diens mening ertoe. Aan de andere kant is het ook zinloos om het je direct aan te trekken, omdat alles wat een ander zegt, alles over die ander zegt en nog niets over jou als ontvanger. Als je wilt weten wat het over jou zegt, kun je het beter eerst onderzoeken.

Dus onderzoek de waarde ervan
Je kunt er namelijk wel van uitgaan dat de boodschap van de ander waarde heeft. Dus als je daarvoor ontvankelijk bent, stel je vragen. Wat maakt dat de ander iets op een bepaalde manier ziet of ervaart? Wat zegt het over het verlangen van die ander? Wat zou die meer of anders willen? Waarom is het belangrijk voor de ander? Naast het stellen van vragen, is het handig om na iedere vraag conclusies voor te leggen, want daaraan merkt je gesprekspartner dat je de feedback ook daadwerkelijk ontvangen hebt. Door dat in je eigen woorden te doen, kun je de waarde je eigen maken.

En geef terug wat je ermee doet
Als je onderzocht hebt wat de waarde van de feedback is, is het essentieel om de ander ervoor te bedanken en duidelijk te maken wat je ermee gaat doen. Want als we willen dat feedback in een professionele cultuur gaat werken, dan is het belangrijk dat het beloond wordt. Zelfs in het uitzonderlijke geval dat je voor jezelf geen waarde haalt uit het verhaal van de ander, kun je wel aangeven dat je blij bent dat je nu weet hoe deze ertegenaan kijkt. Je stelt het op prijs dat de ander je dit verteld heeft, ook al maak je voor dat moment een andere keus die je prima kunt toelichten.

Dan kan het gaan stromen
Als je wilt dat een professionele cultuur echt gaat werken, is het essentieel om een ontvankelijke mindset te creëren en het ontvangen van feedback te oefenen en te trainen. Want alleen als het ontvangen wordt, kan het gaan stromen. Dat kan dan zelfs op momenten waar voorheen de professionele communicatie stokte, zoals bij grappen en non-verbale afwijzende reacties. Als je eenmaal weet hoe je het kunt ontvangen, kun je het zelfs op die momenten constructief maken en de ander in de gelegenheid stellen om bij te dragen met wat er van waarde is.

Wil je dat het in jouw team ook gaat stromen? Dan ga ik graag vrijblijvend met je in gesprek over jouw verlangen en hoe je dat zou kunnen realiseren.